Savjet

Kako pisati poslovna pisma? Vrste i struktura poslovnog pisma

Kako napisati poslovno pismo koje se neće izgubiti u „informativnom smeću“ i pročitati? Pravila, preporuke, primjeri

Word je pristupačan poslovni alat. U poslovnom svijetu nemoguće je pronaći osobu koja u svom radu ne bi upotrijebila riječ.

Moderno poslovanje postupno postaje dopisno. Uz pomoć pisama - elektroničkih ili tradicionalnih - postoji komunikacija s kupcima, poslovnim partnerima, poslodavcima. Pismo pozicionira autora ili kao profesionalca ili kao osobu s kojom ne vrijedi nastaviti vezu.

Profesionalac bi trebao moći pisati

  • je jasno
  • učinkovito
  • uvjerljivo
  • zanimljivo

A naučiti to nikad nije kasno. Započinjemo s osnovama: razumijemo razliku između poslovnog i redovitog pisanja.

Po čemu se pismo usluge razlikuje od uobičajenog? Specifičnosti poslovnog pisma

Pismo je kratak tekst jedne ili dvije stranice, čija je svrha prenijeti primatelju informacije o nečemu.

Priroda podataka i odnos pošiljatelja i primatelja pisma dijele prepisku na

  • posao (formalno)
  • osobno (neformalno)

Poslovno pismo karakterizira:

  • pithiness
  • točnost
  • rasuđivanje i logika
  • informativni sadržaj
  • evaluacijska i emocionalna neutralnost
  • standardizirani:
  • koriste se službeni obrasci
  • koriste se stabilni obrati govora, posebni uredski pojmovi i konstrukcije
  • broj tema - 1-2
  • ciljanje
  • jasno izražena podređenost (ako je potrebno)

Koje vrste poslovnih pisanja postoje?

Vrsta poslovnog pisma određuje

1. Svrha pisanja

Komercijalni ciljevi

  • Želite li sklopiti posao i ponuditi njegove specifične uvjete - napišite pismo pozivnice (ponude) za primatelja

  • Ako se niste odlučili za prihvatljive uvjete transakcije, pošaljite pismo zahtjeva
  • Želite li obavijestiti svog primatelja o kršenju obveza iz ugovora s njegove strane? Pisanje zahtjeva (žalbe)

Neprofitni ciljevi

  • Zahvalite se u zahvalnoj poruci
  • Potvrdite svoje obveze garancijskim pismom, a svoj pristanak potvrdnim pismom
  • Pišite biltene ako mislite da će vaše informacije biti zanimljive primatelju
  • Podsjetite se na važne dogovore, obveze, kaznene napomene s podsjetničkim pismima
  • Čestitam u čestitkama, pitajte u pismima molbe, saučešća u pismima sućuti
  • Ako trebate poslati važne dokumente ili materijalne vrijednosti, svakako napišite propratno pismo za svoj teret

2. primatelj

Ako pismo upućujete više primatelja odjednom, onda pišete kružno pismo

3. Sadržaj

Vaše pismo može istovremeno pokriti nekoliko tema, što ga automatski čini višedimenzionalnim

4. Struktura

Regulirana slova podrazumijevaju sastavljanje tekstnog dijela pisma prema određenom modelu, dok neregulirana slova imaju slobodan oblik prezentacije

5. Obrazac otpreme

  • u omotnici
  • u elektroničkom obliku
  • faksom

Struktura poslovnog pisma: uvod, glavni dio, zaključak

Struktura standardnog poslovnog pisma zahtijeva pažljivije razmatranje.

Ispravno izvedeno pismo mora biti u skladu sa sljedećom shemom:

Razmotrimo detaljnije neke točke sheme:

1. Naslov

To je obično sažetak retka predmeta.

Važno: Ispravno napravite naslov ako želite da primatelj pročita vaše pismo.

Nedostatak naslova u poslovnoj korespondenciji tipičan je za početnike koji nemaju osnovne vještine poslovne korespondencije.

2. žalba

  • ima tradicionalni oblik "Draga"
  • velikim je slovom u sredini crte

Važno: Upotreba kratica u optjecaju je zabranjena!

3 preambule

  • upoznaje primatelja s glavnom idejom pisma
  • priprema primatelja za ispravnu percepciju naknadnih informacija sadržanih u pismu

4. Glavni dio teksta potvrđuje ključnu ideju predstavljenu u preambuli.

U ovom dijelu pisma

  • Jasno naznačujete suštinu prijedloga / žalbe
  • Navedite argumente: činjenice, brojke, druge pojedinosti o temi pisma. stručno mišljenje, vlastito pozitivno / negativno iskustvo

Za praktičnost opravdanja možete koristiti sljedeću shemu:

Važno: Posljednji odlomak treba sadržavati izraz koji upućuje na određeni korak ili očekivani rezultat i potaknuti primatelja na djelovanje.

5. Zaključno:

6. U prozoru "Potpis" moraju biti navedeni podaci o primatelju:

  • ured
  • Puno ime

Kako ne pogriješiti u odabiru stila pisanja?

U poslovnoj korespondenciji stalno morate birati stil pisanja i ton komunikacije s primateljem. Koliko bi vaša poruka trebala biti suha, formalna, formalna ili, obrnuto, živahna, topla, humana?

  • Osobni stil u poslovnoj korespondenciji naglašava individualne kvalitete osobe koja je napisala pismo
  • Kada se koristi formalni stil, navode se činjenice i na njima se temelje odgovarajući zaključci.
  • Osobni stil uključuje ravnopravnu komunikaciju autora pisma i primatelja
  • Formalni stil pokazuje jasnu potčinjenost i snagu s kojom je čitatelj prisiljen računati

Da biste odabrali pravi stil komunikacije u poslovnom pismu, razmislite:

  • Koje su težinske kategorije vi i vaš primatelj
  • želite se složiti na dobar način ili odgurnuti se sa pozicije snage

Kako se držati odabranog stila?

Osobni stil

  • Osobne zamjenice: ja, mi, ti
    Na primjer: ispričavam vam se i iskreno se nadam da se takve pogreške neće ponoviti
  • Izravne žalbe i zahtjevi
    Na primjer: Ne ostavljajte osobne predmete bez nadzora.
  • Korištenje izraza emocionalne vrijednosti: zvjezdana mladost, odjeknuti neuspjeh

Formalni stil

  • Zamjena osobnih zamjenica apstraktnim imenicama
    Na primjer: Uprava kina izvinjava se zbog promjene rasporeda večernjih sesija
  • Zamjena osobnih žalbi i zahtjeva izjavama
    Na primjer: Ne ostavljajte osobne predmete bez nadzora
  • Upotreba konvencionalnog klerikalizma: Doznajem vam, zbog činjenice da

Formalni stil apsolutno nije prikladan ako pišete zahvalno pismo ili pismo sućuti, odnosno ona poslovna pisma u kojima trebate izraziti svoje osjećaje. U situaciji kada pišete pismo molbe ili pismo ponude, također je bolje pridržavati se osobnog stila.

Što je pismo zahtjeva i kako ga napisati? Po čemu se razlikuje od ostalih vrsta slova?

Važno: Prilikom pisanja pisma usmjerite pažnju primatelja na točno ono što očekujete od njega. Navedite i određene datume za provedbu zadataka.

Predložak pismenog zahtjeva pomoći će vam da ga pravilno sastavite:

Što je odgovor odgovora i kako ga napisati?

Postoje dvije vrste pisama:

  • pismo odbacivanja
  • pozitivno odgovorno pismo

Sastavljanje obje vrste pisama ima dva opća pravila (pod uvjetom da je inicijativno pismo sastavljeno pravilno):
1. Pismo odgovora zadržava vokabular i govorni jezik inicijativnog pisma
2. Tekst odgovora ne treba sadržavati podatke o

  • datum pisanja inicijativnog pisma
  • njegov matični broj

Primjer prijateljskog i ispravnog pisma odbacivanja dan je u nastavku:

Međutim, neuspjeh ne treba uvijek biti neugodan. Postoje situacije kada vam je potreban naporan i strog stil komunikacije. Ispod je predložak pisama o odbacivanju u svim prilikama: od tvrdih do mekanih:

Informativno pismo: njegova razlika u odgovoru na pismo odgovora i od zahtjeva

Informacijsko pismo je multifunkcionalno:

  • izvješća (na primjer, promjene cijena u cjenicima)
  • obavještava (o ponovnom izboru članova upravnog odbora)
  • obavještava (o otpremi robe)
  • izjavljuje (o namjerama)
  • potvrđuje (primanje robe)
  • opominje (o izvršavanju preuzetih obveza po ugovoru)
  • oglašava i informira (o tvrtki općenito, posebno o robi / usluzi)

Možda je trenutno najvažnije pitanje kako pravilno sastaviti reklamno i informativno pismo.

Plan prodajnog pisma predstavljen je na dijagramu:

Prilikom sastavljanja pisma obavezno upotrijebite sljedeće točke:

  • obećanje
  • obrazloženje
  • Cijena pitanja
  • Poziv na akciju

Gotovo pismo može izgledati ovako:

Kako ne pisati poslovna pisma? Tipični primjeri pogrešaka

1. Nedostatak strukture
2. Prisutnost u tekstu pisma slenga ili neformalnog rječnika
3. Netačan zazor
4. Obilje pravopisnih, sintaktičkih, stilskih pogrešaka
5. Nedostatak pisma pouzdanih činjenica, objektivnih informacija
6. Kršenje elementarnih pravila uljudnosti (posebno u pismima)
7. Upotreba glomaznih i nerazumljivih rečenica u tekstu
8. Nedostatak logike u predstavljanju materijala
9. Nedostatak kratica
10. Opća nejasnost teksta u slučaju njegove besciljne sastavljanja

Što još trebate znati o poslovnim pismima?

1. Za modernu poslovnu korespondenciju koristeći blokovnu strukturu teksta.
Ova metoda štedi vrijeme i održava cjelokupni stil cjelokupne poslovne dokumentacije. Karakteristična značajka metode je otvorena interpunkcija ili odsutnost razdoblja / zareza (na primjer, prilikom pravljenja popisa)

2. Za naslov pisma može se upotrijebiti sans-serif font (na primjer, Arial). Takav font na podsvjesnoj razini doživljava se stabilnim i čvrstim.

3. Glavni bi se tekst trebao koristiti serifnim fontom (Times News Roman). Zahvaljujući serifi, oči se lakše kreću od slova do slova, što proces čitanja ubrzava

Važno: Postoje pisma koja se uvijek pišu samo ručno!
To su pisma čestitke, pisma saučešća, pisma zahvalnosti

Kako pisati poslovna pisma: savjeti i recenzije

Velika količina korisnih informacija u vezi sa sastavljanjem tekstova poslovnih pisama može se naći u videu Saše Karepina.

Video: Kako pisati jasno i ljudsko? Savjeti od Saše Karepina

Video: Kako napisati propratna pisma i životopise

Pogledajte video: BUĐENJE!!! PREVEDENO NA HRVATSKI. David Icke FULL HD 2014 (Rujan 2019).